Regulamin wideokonferencji i szkoleń online

Regulamin wideokonferencji i szkoleń online
(dalej: Regulamin)

§1
Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki uczestnictwa w wideokonferencjach oraz w szkoleniach online (dalej: spotkania) organizowanych przez Śląski Związek Gmin i Powiatów (dalej: organizator lub ŚZGiP), a także zasady przetwarzania danych osobowych.
2. Udział w spotkaniach jest równoznaczny z przyjęciem do wiadomości i zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu. 

§2
Procedura rejestracji uczestnictwa
 

1. Rejestracja na spotkania odbywa się za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie internetowej organizatora lub za pośrednictwem elektronicznej korespondencji z organizatorem.
2. Niezbędnym elementem rejestracji jest potwierdzenie zapoznania się z Regulaminem oraz z zasadami przetwarzania danych osobowych dostępnymi na stronie internetowej organizatora, poprzez oznaczenie odpowiednich pól dialogowych w przypadku formularza udostępnionego na stronie internetowej organizatora lub załączenia w korespondencji elektronicznej następującego oświadczenia:

„Ja (imię, nazwisko, zajmowane stanowisko), oświadczam, że zapoznałam/em się i zaakceptowałam/em Regulamin wideokonferencji i szkoleń online, który zawiera informacje o przetwarzaniu danych osobowych."
 

§3
Organizacja spotkania
 

1. Spotkania odbywają się za pośrednictwem wskazanej przez organizatora platformy przeznaczonej do pracy zdalnej (dalej: platforma lub usługa) dostępnej przy użyciu programu komputerowego, aplikacji mobilnej lub przeglądarki internetowej.
   
   a. Program komputerowy oraz aplikacja mobilna dostępne są na stronie internetowej dostawcy platformy.
   b. Dostęp do platformy za pośrednictwem przeglądarki internetowej możliwy jest przy użyciu panelu logowania znajdującego się na stronie internetowej dostawcy usługi.
    
2. Uczestnicy otrzymują na wskazane w procesie rejestracyjnym adresy poczty elektronicznej hiperłącze, umożliwiające zalogowanie się wraz z instrukcją dołączania do spotkania.
3. Uczestnik obowiązany jest zalogować się do platformy oraz uczestniczyć w spotkaniu zgodnie ze wskazaniami organizatora.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do rejestracji dźwiękowej przebiegu spotkania w celu sporządzenia notatki służbowej, protokołu lub informacji prasowej. Nagranie jest przechowywane na serwerze ŚZGiP i usuwane niezwłocznie po sporządzeniu dokumentu w wersji pisemnej. Nagrania nie są udostępniane uczestnikom oraz podmiotom trzecim.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do rejestracji dźwięku i obrazu spotkań o charakterze szkoleniowym (za zgodą osób prowadzących szkolenie) w celu udostępniania ich treści osobom zarejestrowanym, lecz nieobecnym.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do wykonywania zrzutów ekranu (tzw. print screen) w trakcie trwania spotkania w celu umieszczenia ich na stronie internetowej lub na profilach portali społecznościowych ŚZGiP.
7. Uczestnicy spotkania są zobowiązani do:
   
   a. posługiwania się rzeczywistym imieniem, nazwiskiem oraz nazwą reprezentowanej jednostki;
   b. niepodejmowania żadnych działań zakłócających pracę innych uczestników, a także mających na celu uzyskanie nieuprawnionego dostępu do platformy, przejęcie kontroli nad spotkaniem czy zniszczenie zasobów;
   c. nieudostępniania osobom trzecim danych dostępu do spotkania;
   d. zakazana jest w trakcie spotkania wszelka aktywność uczestników o charakterze bezprawnym, w szczególności:
   i. publikowanie treści, których udostępnianie jest zakazane przez przepisy prawa,
   ii. naruszanie praw autorskich i praw pokrewnych oraz dóbr osobistych,
   iii. zakłócanie przebiegu spotkania, działania systemów komputerowych, serwerów i sieci,
   iv. podszywanie się pod tożsamość administratorów lub innych uczestników.
    
8. Organizator ma prawo do odebrania uczestnikowi dostępu do spotkania w przypadku naruszania postanowień, o których mowa w ust. 7 powyżej.

§4
Wymagania techniczne
 

1. W przypadku korzystania z platformy za pośrednictwem programu komputerowego lub aplikacji mobilnej wymagane jest użycie ich najnowszej wersji udostępnionej przez dostawcę.
2. W przypadku korzystania z platformy za pośrednictwem strony internetowej wymagane jest użycie rekomendowanych przez dostawcę usługi przeglądarek internetowych.
3. Szczegółowe wymagania techniczne, zasady użytkowania, polityka prywatności oraz opis zabezpieczeń zastosowanych w platformie znajdują się na stronie internetowej dostawcy usługi.

§5
Ochrona danych osobowych

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, tzw. „RODO”) informujemy, że:

1. Państwa dane uzyskaliśmy bezpośrednio od Państwa lub Państwa pracodawcy/podmiotu zgłaszającego Państwa udział w wideokonferencji bądź szkoleniu online.
2. Administratorem Państwa danych osobowych jest Śląski Związek Gmin i Powiatów z siedzibą w Katowicach przy ulicy Kościuszki 43/5.
3. Korespondencję dotyczącą danych osobowych należy przesłać w formie pisemnej na podany powyżej adres administratora danych lub pocztą elektroniczną na adres: zwiazek@silesia.org.pl.
4. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu:
   
   a. zorganizowania i przeprowadzenia szkolenia lub wideokonferencji przez ŚZGiP;
   b. udostępniania Państwu materiałów i pomocy naukowych ze spotkania;
   c. udostępniania Państwu materiałów informacyjnych i promocyjnych, w tym oferty szkoleń;
   d. ogólnego rejestrowania przebiegu wydarzenia (zapis dźwiękowy, wideo i zrzuty z ekranu) – w celach informacyjnych, promocyjnych i udostępniania ich uczestnikom nieobecnym w trakcie spotkania;
   e. rejestrowania Państwa wizerunku w postaci zrzutów z ekranu do celów informacyjnych i promocyjnych – umieszczanie tych materiałów na stronie www oraz na profilach w portalach społecznościowych, w tym na Facebooku,
   f. przechowywania danych dla celów statystycznych i wewnętrznego raportowania.
    
5. Podane dane będą przetwarzane na podstawie odpowiednio:
   
   a. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda osoby, której dane są przetwarzane) dla ust. 3. pkt d i e powyżej,
   b. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (w celu wykonania umowy) dla ust. 3. pkt. a i b powyżej,
   c. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora) dla ust. 3. pkt c, f powyżej.
    
6. Kategorie odnośnych danych osobowych: imię, nazwisko, nazwa stanowiska służbowego, adres e-mail, głos, wizerunek.
7. Podanie przez użytkownika danych osobowych jest dobrowolne, ale udział w wydarzeniach prowadzonych za pośrednictwem platform umożliwiających odbywanie spotkań organizowanych przez ŚZGiP wymaga podania imienia, nazwiska, nazwy stanowiska służbowego oraz adresu poczty elektronicznej. Podanie ww. danych jest niezbędne do uzyskania hiperłącza do wirtualnego miejsca spotkań oraz do weryfikacji prawa uczestnictwa w spotkaniach. Udzielenie zgody w pozostałych przypadkach jest dobrowolne.
8. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizowania wyżej wskazanego celu (w szczególności firmy informatyczne i hostingowe), w tym współorganizatorom poszczególnych wydarzeń oraz podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Odpowiednio do wyrażonych przez Państwa zgód przy rejestracji na wydarzenie oraz w związku z możliwością korzystania z usług podmiotów udostępniających platformy oraz platformy mediów społecznościowych, w tym w szczególności platformy Facebook, dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich zgodnie z rozdziałem V RODO. Szczegółowe informacje dotyczące ochrony danych osobowych znajdują się na stronie internetowej dostawcy usług. Ww. podmioty zapewniają odpowiedni stopień ochrony stwierdzony przez Komisję Europejską.
9. Organizator informuje, że wymienione w §3 pkt 4- 6 niniejszego regulaminu formy utrwalania dźwięku i obrazu mogą wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych takich jak głos i wizerunek. Rejestracja dźwiękowa przebiegu spotkania, nagranie bądź zrzut z ekranu są przechowywane na serwerach ŚZGiP, a okres ich przechowywania jest ograniczony pojemnością dysków twardych, jednakże nie przekracza on 2 lat od dnia utrwalenia, a po tym terminie dane są usuwane. Dane są również usuwane po odwołaniu zgody na ich przetwarzanie.
10. Pozostałe dane osobowe będą przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do spełnienia celu, dla którego zostały zebrane.
11. Przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w każdym momencie. Ponadto każda osoba, której dane dotyczą ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.